La presente Politique de confidentialite explique comment EdoMatch ("EdoMatch", "nous") collecte, utilise, conserve, partage et protege les donnees a caractere personnel via la plateforme de ressources humaines et de paie EdoMatch HR Suite (la "Plateforme"), ainsi que les droits dont vous disposez sur ces donnees.
La Plateforme est proposee aux employeurs et organisations exercant en Afrique de l'Ouest. Cette politique est redigee pour se conformer aux lois sur la protection des donnees des pays que nous desservons, notamment la loi ghaneenne sur la protection des donnees de 2012 (Act 843), la loi togolaise n°2019-014 relative a la protection des donnees a caractere personnel, la loi ivoirienne n°2013-450 du 19 juin 2013, le Code du numerique du Benin (loi n°2017-20), et l'Acte additionnel A/SA.1/01/10 de la CEDEAO relatif a la protection des donnees a caractere personnel.
La Plateforme est exploitee par EdoMatch. Pour toute question relative a cette politique, vous pouvez nous contacter a l'adresse [email protected].
EdoMatch exerce ses activites au travers de trois societes enregistrees. Deux d'entre elles contractent avec les employeurs, et laquelle des deux est responsable de vos donnees depend du pays dans lequel votre employeur exerce :
La troisieme est Edomatch B.V., qui exploite la Plateforme pour l'ensemble du groupe. Elle a conclu les contrats avec les prestataires enumeres ci-dessous, dont celui de la base de donnees sur laquelle la Plateforme fonctionne, et son personnel autorise peut acceder aux donnees afin d'exploiter la Plateforme et d'en assurer le support. Adresse enregistree : Watermunt 82, 2408 LS Alphen aan den Rijn, Pays-Bas (KvK 95202560, TVA NL867039528B01). Edomatch SARL developpe et maintient le logiciel, et ses ingenieurs autorises peuvent acceder aux donnees a cette fin. L'entite responsable de vos donnees demeure comptable envers vous de ce que ces societes en font.
Notre role depend du type de donnees :
Si vous etes un salarie dont les donnees sont detenues dans la Plateforme par votre employeur, veuillez adresser vos demandes concernant ces donnees a votre employeur en premier lieu. Nous aiderons votre employeur a y repondre.
Selon l'utilisation de la Plateforme, nous traitons les categories de donnees a caractere personnel suivantes.
Donnees de compte et de connexion (pour les utilisateurs connectes)
Dossiers des salaries (saisis par l'employeur)
Donnees de paiement et de paie
Donnees de conges, de temps et de presence
Documents et notes
Donnees techniques et d'utilisation
Certaines donnees que nous traitons sont sensibles et beneficient d'une protection renforcee au titre du droit ouest-africain de la protection des donnees. Il s'agit notamment des certificats medicaux televerses a l'appui des demandes de conge maladie, qui revelent des informations sur la sante d'une personne.
Les donnees sensibles ne sont traitees que lorsque cela est necessaire pour gerer l'emploi, les conges et les droits legaux, lorsque l'employeur dispose d'une base legale pour le faire, et sous reserve de garanties appropriees. Nous n'utilisons pas les donnees sensibles a d'autres fins que la fonction RH pour laquelle elles ont ete fournies.
Nous traitons les donnees a caractere personnel pour :
Nos bases legales de traitement, selon l'activite et la loi nationale applicable, sont : l'execution d'un contrat (y compris la relation de travail geree par l'employeur) ; le respect d'une obligation legale ; le consentement de la personne concernee lorsqu'il est requis ; et nos interets legitimes ou ceux de l'employeur a exploiter une activite RH, mis en balance avec les droits des personnes concernees. Lorsque la loi d'un pays exige le consentement de la personne concernee pour une activite de traitement specifique, ce consentement est obtenu avant que l'activite ait lieu.
Certains de nos prestataires stockent ou traitent des donnees sur des serveurs situes hors du pays de collecte, y compris hors de la region CEDEAO. Dans ce cas, nous prenons les mesures requises par la loi nationale applicable et l'Acte additionnel de la CEDEAO pour que les donnees continuent de beneficier d'une protection adequate, notamment des garanties contractuelles avec chaque prestataire. Lorsque la loi d'un pays exige une autorisation prealable ou un consentement pour un transfert transfrontalier, nous l'obtenons.
Nous ne conservons les donnees a caractere personnel que le temps necessaire aux finalites enoncees dans la presente politique, tant que l'employeur maintient un compte actif, et pour toute periode supplementaire exigee par le droit du travail, fiscal et comptable du pays concerne. Lorsque les donnees ne sont plus necessaires, elles sont supprimees ou anonymisees. Les employeurs peuvent egalement nous demander de supprimer des donnees, sous reserve de toute obligation legale de conservation.
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptees a la sensibilite des donnees, notamment le chiffrement des donnees sensibles stockees, le hachage des mots de passe, des controles d'acces et des autorisations basees sur les roles, la journalisation des actions des administrateurs, et un hebergement securise a acces controle. Aucun systeme ne peut etre garanti totalement sur, mais nous nous efforcons de proteger les donnees contre tout acces non autorise, perte, usage abusif ou alteration.
Sous reserve des conditions de la loi sur la protection des donnees qui vous est applicable, vous avez le droit de :
Si vos donnees sont detenues par un employeur utilisant la Plateforme, veuillez adresser votre demande a cet employeur, qui est le responsable du traitement. Pour les donnees dont EdoMatch est responsable du traitement, contactez-nous a l'adresse [email protected]. Nous repondons dans le delai fixe par la loi applicable.
Les autorites de controle competentes comprennent notamment :
La Plateforme est destinee aux employeurs et aux adultes en activite. Elle ne s'adresse pas aux enfants, et nous ne collectons pas sciemment de donnees d'enfants, sauf lorsqu'elles font partie de dossiers d'emploi licites fournis par un employeur.
Lorsque votre employeur traite une paie, la Plateforme cree une attestation d'emploi signee pour chaque personne concernee. Ce document vous appartient et vous choisissez de le presenter, par exemple a une banque ou a un proprietaire, pour qu'ils confirment votre emploi sans contacter votre employeur et sans creer de compte ici.
Chaque attestation indique toujours votre nom, votre employeur, le pays de l'employeur et le mois couvert par le bulletin. Rien d'autre n'est visible sans votre accord. Votre remuneration, l'intitule de votre poste, votre date d'entree, le fait que vous soyez paye au mois, au jour ou a l'heure, et un code qui relie vos dossiers d'un employeur a l'autre sont masques par defaut et ne sont ajoutes que si vous les cochez avant de partager. Une valeur que vous ne partagez pas ne peut pas etre retrouvee a partir de ce que vous avez remis.
Le code qui relie vos dossiers d'un employeur a l'autre est derive de votre numero de securite sociale par une fonction a sens unique a cle, si bien que le numero lui-meme ne figure jamais dans le document. Il n'est inclus que si vous le choisissez, et le partager permet au destinataire de vous reconnaitre chez un autre employeur. Si votre dossier ne comporte aucun numero de securite sociale, ce code n'existe pas.
Une attestation peut etre retiree, par exemple lorsqu'une paie est corrigee ou annulee. Nous publions une liste des attestations retirees afin que toute personne qui en verifie une soit informee qu'elle ne vaut plus. Cette liste ne contient ni nom ni montant, et n'enregistre pas qui a verifie. Le retrait est definitif.
Si votre dossier salarie est supprime, le contenu de vos attestations est detruit et elles sont marquees comme definitivement retirees. Il ne subsiste qu'une trace vide du retrait, qui permet d'informer toute personne detenant encore une copie que celle-ci ne vaut plus.
Vous pouvez consulter et partager vos propres attestations depuis la page Attestations de votre portail. Personne en dehors de votre employeur ne les voit si vous ne les remettez pas vous-meme.
Nous pouvons mettre a jour cette politique de temps a autre. En cas de modifications importantes, nous mettrons a jour la date en haut de cette page et, le cas echeant, en informerons les administrateurs de compte. Veuillez consulter cette page periodiquement.
Pour toute question concernant cette politique ou vos donnees a caractere personnel, contactez-nous a l'adresse [email protected] ou [email protected].
EdoMatch HR Suite